Come raccogliere i moduli di accoglienza dei clienti senza carta
Manda un link invece di un PDF, lascia che il cliente risponda dal telefono senza creare un account, e assicurati che le risposte finiscano sulla scheda cliente e non in una casella di posta. I due punti su cui vale la pena insistere sono proprio questi ultimi: nessun account, e risposte che arrivano come dati legati alla persona che descrivono.
La carta sopravvive perché le alternative creano spesso un secondo problema: un PDF che comunque devi leggere e ribattere, o uno strumento per moduli le cui risposte vivono dove la tua scheda cliente non le vede. Entrambi ricreano proprio l’archiviazione da cui volevi scappare. La domanda da fare a uno strumento non è «posso costruire un modulo» ma «dove finisce la risposta».
Cosa verificare, in tre passaggi
Nessun account per il cliente
Qualsiasi cosa chieda di registrarsi prima di rispondere a quattro domande ne perderà una parte, e quella parte è più grande proprio fra i clienti che già esitavano. Un link con token che apre direttamente il modulo è tutto il requisito.
Le risposte finiscono sulla scheda, non in posta
Un invio che arriva via e-mail è un lavoro di ribattitura con passaggi in più. Dovrebbe legarsi al cliente, riempire i campi che riesce ad abbinare e stare accanto a tutto il resto che già sai di lui.
Chiedi solo ciò che cambierebbe l’appuntamento
Ogni domanda in più costa moduli completati. Il test per un campo è se una risposta diversa cambierebbe quello che fai davvero nella seduta. Se non lo cambierebbe, appartiene a una conversazione e non a un modulo.
Cosa fa ClientFlow qui
I moduli si condividono come link con token o codice QR e si aprono senza account. I campi portano logica condizionale, così una domanda compare solo quando una risposta precedente la richiede. Gli invii si legano alla scheda cliente, riempiono i campi che combaciano e compaiono nel portale cliente, così si vede cosa resta in sospeso. L’IA può abbozzare un modulo partendo da una semplice descrizione di ciò che ti serve sapere.
Cosa decide il piano
I moduli di accoglienza non fanno parte del piano gratuito: il limite lì è zero, non un numero piccolo. Starter include tre moduli, Pro dieci, e Team è illimitato. Il triage degli invii con IA — urgenza, segnali d’allarme, punteggio del contatto — parte da Pro e non da Starter. Vale la pena saperlo prima di costruirci intorno un processo.
Moduli che arrivano dove il cliente già si trova
Link con token e codici QR senza account cliente, campi condizionali, invii legati alla scheda cliente e visibili nel portale, stesura con IA da una descrizione, e analisi su come i moduli vengono completati.
Domande frequenti
Il cliente ha bisogno di un account?
No. I moduli si aprono da un link con token o da un codice QR e si compilano senza registrarsi. Se il cliente ha anche accesso al portale, i moduli in sospeso compaiono pure lì.
Le domande possono dipendere dalle risposte precedenti?
Sì. Ogni campo può portare logica condizionale — mostrato o nascosto in base a tutte o ad almeno una di una serie di condizioni — così un modulo copre più situazioni senza chiedere tutto a tutti.
I moduli di accoglienza sono inclusi nel piano gratuito?
No. Il limite del piano gratuito è zero. Starter ne include tre, Pro dieci, e Team è illimitato. Il triage degli invii con IA parte da Pro.