ग्राहक रिकॉर्ड को स्प्रेडशीट से बिना कुछ खोए कैसे ले जाएँ
CSV में निर्यात करें, तय करें कि कौन-से कॉलम वाक़ई मायने रखते हैं, देखें कि वे नई प्रणाली में कैसे मैप होते हैं, और तभी आयात करें। नई प्रणाली के एक पूरा बिलिंग या बुकिंग चक्र चलाने तक स्प्रेडशीट को अपरिवर्तित रखें — वही आपकी वापसी है, और उसकी कोई क़ीमत नहीं।
अधिकतर स्थानांतरण निर्यात के चरण में नहीं, मैपिंग के चरण में डेटा खोते हैं। “नोट्स” नाम का एक कॉलम उसी शीट में तीन अलग चीज़ें रख सकता है: एक पता, एक पसंद, और किसी ग्राहक के बारे में चेतावनी। किसी कॉलम के फ़ील्ड बनने से पहले तय करें कि उसका अर्थ क्या है, क्योंकि आयात के बाद सब कुछ सुव्यवस्थित दिखता है और अस्पष्टता अदृश्य हो जाती है।
वह क्रम जो डेटा खोने से बचाता है
पहले निर्यात करें, फिर मूल को छेड़ें नहीं
एक CSV प्रति लें और सफ़ाई किसी नक़ल पर करें। अछूता मूल पूरे स्थानांतरण की वापसी है, और जिस क्षण आप उसे वहीं संपादित करने लगते हैं, वह वापसी नहीं रह जाता।
लिखने से पहले कॉलम मैपिंग देख लें
जिस चरण पर अड़ना चाहिए वह है पूर्वावलोकन: कौन-सा कॉलम कौन-सा फ़ील्ड बनता है, असली पंक्तियों पर दिखाया गया, इससे पहले कि कुछ भी लिखा जाए। जो औज़ार अपलोड से सीधे आयात कर देता है, वह आपसे कह रहा है कि ग़लतियाँ बाद में ढूँढ़िए।
एक पूरे चक्र तक दोनों चलाएँ
एक बिलिंग या बुकिंग चक्र तक शीट को नई प्रणाली के साथ-साथ अद्यतन रखें। भूले हुए फ़ील्ड को खोजने का यही एकमात्र भरोसेमंद तरीक़ा है — वह आम तौर पर किसी कॉलम में नहीं, किसी शीर्षक, किसी सेल के रंग या किसी की याददाश्त में रहता था।
ClientFlow यहाँ क्या करता है
ग्राहक आयात दो चरणों में चलता है: एक पूर्वावलोकन जो दिखाता है कि हर कॉलम कैसे मैप होता है और क्या बनेगा, फिर आयात स्वयं। यदि आप उसी आकार से शुरू करना चाहें जिसकी प्रणाली अपेक्षा करती है, तो एक टेम्पलेट डाउनलोड के लिए उपलब्ध है। ख़र्च और उत्पाद भी इसी तरह आयात होते हैं। बाद में सब कुछ फिर से निर्यात किया जा सकता है, इसलिए भीतर आना फँस जाना नहीं है।
सप्ताहांत तय करने से पहले जो जानना ज़रूरी है
आयात के लिए सशुल्क योजना चाहिए और मुफ़्त ट्रायल के दौरान यह बंद रहता है। यह स्टार्टर और उससे ऊपर की योजनाओं में उपलब्ध है; ट्रायल खाते निर्यात कर सकते हैं पर आयात नहीं, और मुफ़्त योजना इनमें से कुछ भी नहीं कर सकती। यह चूक नहीं बल्कि दुरुपयोग रोकने की सोची-समझी सीमा है, और स्थानांतरण के लिए कोई शनिवार अलग रखने से पहले यह जानना उपयोगी है।
आयात करें, जाँचें, और फिर भी जा सकें
मैपिंग पूर्वावलोकन के साथ दो-चरणीय ग्राहक आयात, डाउनलोड करने योग्य टेम्पलेट, ख़र्च और उत्पाद आयात, तथा हर सशुल्क योजना पर निर्यात। कस्टम फ़ील्ड उन कॉलमों को सँभालते हैं जो किसी मानक आकार में नहीं बैठते, ताकि शीट के अजीब कोनों के पास भी जगह हो।
सामान्य प्रश्न
क्या मैं मुफ़्त ट्रायल के दौरान आयात कर सकता हूँ?
नहीं — आयात स्टार्टर योजना और उससे ऊपर उपलब्ध है और ट्रायल खातों के लिए बंद है। ट्रायल खाते निर्यात कर सकते हैं। यदि आप स्थानांतरण को ही परखना चाहते हैं, तो उसे सदस्यता लेने के बाद के लिए रखें, या पहले हाथ से एक छोटा नमूना दर्ज करें।
जो कॉलम फ़िट नहीं होते उनका क्या होता है?
उन्हें छोड़ने के बजाय कस्टम फ़ील्ड से मैप करें। जिस कॉलम को आप रख नहीं पाते, वह आम तौर पर वही होता है जिस पर कोई निर्भर है, और उसे रखना बाद में दोबारा बनाने से कहीं आसान है।
क्या मैं अपना डेटा वापस निकाल सकता हूँ?
हाँ, किसी भी सशुल्क योजना पर। निर्यात डैशबोर्ड से चलता है और एक फ़ाइल बनाता है। निर्यात को स्थानांतरण पूरा करने के बाद नहीं, पहले आज़माना बेहतर है।